La Société d'horticulture et d'environnement de Saint-Lazare

 

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA SOCIÉTÉ D’HORTICULTURE ET D’ENVIRONNEMENT DE SAINT-LAZARE (SHESL)

 

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1. Dénomination sociale 

La société d’horticulture et d’environnement de Saint-Lazare (SHESL)

Article 2. Objets

Regrouper toutes personnes intéressées à l’horticulture, à l’écologie et à l’environnement. Promouvoir le goût de l’horticulture ornementale, végétale et environnementale. Organiser des rencontres mensuelles avec spécialistes de mars à novembre inclusivement.  Promouvoir la richesse forestière et faunique de Saint-Lazare.

Article 3. Siège social

Le siège social de La société d’horticulture et d’environnement de Saint-Lazare, organisme à but non lucratif, est situé à Saint-Lazare.

MEMBRES

Membres actifs:  Individus intéressés aux objectifs et aux activités de la SHESL qui acquittent le montant de la cotisation annuelle.  Ils ont droit de parole et droit de vote.

Membres associés:  Conjoint ou enfant du membre actif qui réside à la même adresse civile que le membre actif et qui profite des tarifs de conférence, des escomptes chez les fournisseurs mais qui n’ont pas droit de vote.

Membres individuels:  Individus qui ne font pas partie de la SHESL mais qui participent à l’occasion aux rencontres mensuelles ou autres activités et qui doivent payer un coût d’entrée préalablement fixé par le conseil d’administration pour l’année en cours.  Ils n’ont pas droit de vote.

Membres honoraires:  Individus ou associations considérés comme des commanditaires de la société.  Ils apportent un soutien financier ou accordent des rabais aux membres.  Ils ne paient pas de cotisation et n’on pas droit de vote.

Article 5. Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle des membres actifs peut être suggéré ou fixé par le conseil d’administration, mais il doit être entériné par les membres en assemblée générale.

Ce montant peut être payé en tout temps durant l’année et ne s’applique qu’à la période de mars à novembre de cette année.

Article 6. Démission

Toute démission d’un membre actif doit être envoyée par écrit au secrétaire de l’organisme.  Il n’a pas droit de remboursement de la cotisation annuelle qu’il aurait déjà payée.

Article 7. Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser tout membre qui ne se conforme pas aux règlements de la SHESL ou dont la conduite est jugée préjudiciable à celui-ci et ne lui donne pas droit au remboursement de la cotisation annuelle qu’il aurait déjà payée.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 8. Composition

L’assemblée des membres est composée des membres actifs de La SHESL et des administrateurs siégeant au conseil d’administration de la SHESL.

Article 9. Vote

Chaque membre actif a droit à un seul vote. Le vote par procuration n’est pas autorisé. Le président de la SCHESL a un vote prépondérant en cas d’égalité des voix ou il peut demander un nouveau tour de scrutin. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers (1/3) des membres actifs.

Article 10. Quorum

Le quorum à toute assemblée des membres est de 10% du nombre des actifs de la SHESL.

Article 11. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle de la SHESL est tenue dans les quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier de la SHESL, à la date et à l’endroit fixés par le conseil d’administration.  L’avis de convocation signé par le président ou le secrétaire doit être envoyé, par courriel, ou par courrier ordinaire aux membres actifs qui n’ont pas d’adresse courriel au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée.

L’omission accidentelle de transmettre l’avis de convocation à un membre actif ou à un administrateur de la SHESL n’a pas pour effet de rendre nulles les décisions prises.

Article 12. Pouvoirs de l’assemblée des membres

Élire les administrateurs de la SHESL.  Approuver le rapport financier annuel. Approuver les règlements généraux de la SHESL et leurs amendements. Décider des politiques générales et des orientations de la SHESL.

Article 13. Assemblée spéciale

L’assemblée spéciale est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d’administration ou d’au moins 10% des membres actifs de l’organisme.  L’avis de convocation doit être adressé, par courriel, ou par courrier ordinaire aux membres actifs qui n’ont pas d’adresse courriel, au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée.  À cette assemblée, seuls les sujets mentionnés à l’avis de convocation peuvent être discutés.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 14. Composition

Le conseil d’administration est composé de cinq à sept (5 à7) personnes élues lors de l’assemblée annuelle de l’organisme.   Ces personnes doivent être majeures et être membres actifs de l’organisme.

Article 15. Mandat

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans.  Lors du premier cycle de la société, 50% des administrateurs auront un terme d’un (1) an afin d’assurer une rotation efficace.  Le président déterminera la durée du mandat des administrateurs à cette occasion.  La durée maximale du mandat d’un administrateur est de deux (2) ans, mais il peut aussi être d’un (1) an.  Les administrateurs peuvent être réélus à la fin de leur terme.

Article 16. Pouvoirs du conseil d’administration

Il administre les affaires de la SHESL.  Il élabore les politiques de fonctionnement.  Il est le responsable de l’embauche et du congédiement du personnel et détermine leurs conditions de travail. Il prépare et approuve les prévisions budgétaires de la SHESL. Il donne suite aux demandes des membres exprimées lors de l’assemblée générale. Il détermine les tâches dévolues à chacun des administrateurs. Il exerce tous les autres pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la loi et des règlements de la SHESL.  Le conseil d’administration peut former, s’il le juge à propos, toutes les commissions et tous les comités qu’il estime nécessaires aux besoins de la SHESL.

Article 17. Assemblée du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de la majorité des membres du conseil.  L’avis de convocation signé par le président, le secrétaire est transmis par courrier ordinaire, courrier électronique ou télécopieur au moins dix (10) jours avant la date prévue de l’assemblée.  Toutefois, s’il y a urgence, l’avis de convocation peut être donné verbalement aux moins vingt-quatre (24) heures à l’avance.  Si tous les administrateurs sont présents ou y consentent, la réunion peut alors avoir lieu même si ce délai n’est pas respecté.

Tout administrateur peut renoncer par écrit à l’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration.  Sa seule présence à l’assemblée équivaut à une renonciation sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

Les règles habituelles s’appliquent à une réunion tenue par conférence téléphonique ou autre procédé permettant aux participants de communiquer oralement entre eux.  Cependant, aucun délai minimum n’est requis entre la convocation et le moment de la réunion.  De plus, si ces membres n’ont pas donné leur consentement avant la réunion ou que celui-ci n’a pas été consigné au procès-verbal, ce consentement est attesté par leur signature à la suite de ce procès-verbal. Les résolutions écrites et signées de tous les administrateurs habiles à voter ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées.

 Article 18. Quorum

Le quorum à toute assemblée est fixé à la majorité des membres du conseil.

Article 19. Vacance

Si une vacance est créée parmi les membres du conseil d’administration, elle peut être comblée par les autres membres du conseil en choisissant un administrateur parmi les membres actifs en règle de l’organisme.  L’administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur.  Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.

Article 20. Officiers

Les officiers de la SHESL sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.  Les officiers sont élus par et parmi les membres du conseil d’administration à la première assemblée du conseil qui suit l’assemblée générale annuelle.

Les vacances survenues dans les rangs des officiers sont comblées par le conseil d’administration.  Cette formule permet un choix judicieux.  Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait un quorum.

Article 21. Tâches et fonctions des officiers

Le président est le représentant officiel de la SHESL.  Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration.  Il est, avec le trésorier et le vice-président, l’un des signataires des chèques et autres effets de commerce de la SHESL.  Il s’assure que les tâches et fonctions dévolues aux officiers, administrateurs, employés et proposés de la SHESL soient correctement effectuées. Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

Le vice-président remplace le président lorsque ce dernier est incapable d’agir.  Il assiste le président dans ses fonctions.  Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.  Il est, avec le président et le trésorier, l’un des signataires des chèques et autres effets de commerce de l’organisme.

Le secrétaire assure le suivi de la correspondance de la SHESL.  Il a la charge du secrétariat et des registres de la SHESL.  Il prépare en collaboration avec le président, les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées de l’organisme.  Il dresse les procès-verbaux des assemblées de la SHESL. Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

Le trésorier est le responsable de la gestion financière de la SHESL. Il s’assure de la bonne tenue des livres comptables de la SHESL. Il prépare à la fin de chaque année financière le rapport financier de la SHESL.  Il est avec le président et le vice-président l’un des signataires des chèques et effets de commerce de l’organisme. Il exerce toutes autres tâches et fonctions lui étant confiées par le conseil d’administration.

Article 22. Rémunération

Les administrateurs et officiers de la SHESL ne sont pas rémunérés.  Ils ont cependant le droit d’être remboursés pour les dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions selon les normes déterminées à cet égard par le conseil d’administration.

DISPOSITIONS FINALES

Article 23. Année financière

L’année financière se termine le dernier jour du mois de décembre.

Article 24. Rapport financier

Le rapport financier annuel de la SHESL préparé par le trésorier est adopté par le conseil d’administration et soumis ensuite pour approbation à l’assemblée annuelle des membres de la SHESL.

Article 25. Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la SHESL sont, au préalable, approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par les personnes désignées à cette fin.

Article 26. Liquidation ou abandon

En cas de liquidation ou d’abandon des biens de la SHESL, ces derniers, après entente avec la Fédération des Sociétés d’horticulture et d’écologie du Québec, pourraient être dévolus à une organisation exerçant une activité semblable.

Article 27. Modification au présent règlement

Les modifications aux règlements généraux de la SHESL doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d’administration et ratifiées ensuite par les membres en assemblée annuelle ou spéciale.

Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender le présent règlement, l’abroger et en adopter un nouveau et ces amendements, cette abrogation et ce nouveau règlement sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle ou spéciale des membres de l’organisme, où ils doivent alors être approuvés pour continuer d’être en vigueur.

ADOPTÉ PAR LES ADMINISTRATEURS:  Mars 2024

ET APPROUVÉ PAR LES MEMBRES: Mars 2024